비영리, 구글 무제한 공유 드라이브 사용하기

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제가 일하는 단체는 지난 2015년 연말 테크숩 코리아를 통해 처음으로 Microsoft 윈도우 운영체제와 오피스 프로그램을 정품으로 구입하여 사용하였습니다. 그리고 얼마 후에는 Google G-Suite for Nonprofit 을 사용하게 되었습니다.

전체 실무자들에게 저희 단체 도메일 주소와 연결된 메일 주소를 발급하고, 구글 드라이브를 공유하고, 구글 캘린더를 통하여 각 부서에서 매일매일 어떤 일정이나 행사가 진행되는지 서로 공유할 수 있게 되었습니다. G-mail을 통해 메일을 통합하여 관리하는 실무자들도 생겼고, 구글 포토(자동으로 파일 용량 축소)를 적극적으로 활용하는 경우도 늘어났습니다.

하지만, 전체 실무자들이 보편적으로 사용하는 서비스는 역시 구글 캘린더와 구글 드라이브 그리고 구글 문서 중에서 <구글 설문지>와 <스프레드시트> 정도였습니다.

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최근 사회복지 기관들이 구글 G Suite for Nonprofit 을 많이 사용하고, 다양한 사용 경험을 공유하면서 저희 단체도 G Suite for Nonprofit 활용을 넓혀나가려고 하는 중입니다. 마침 코로나19 때문에 이전 평상시 보다 상대적으로 업무량이 줄어들었기 때문에 이런 시도를 해보기에 적합한 시기라는 것도 작용하였습니다.

오늘부터 몇 차례에 나누어 테크숩 코리아를 통해 지원받은 구글 G Suite for Nonprofit과 Microsoft에서 지원 받은 오피스 365에 포함된 원 드라이브 설치와 활용법에 대하여 포스팅하려고 합니다. 테크숩 코리아를 통해 비영리단체를 위한 한 서비스를 신청할 수 있는 기관에 많은 도움이 되었으면 좋겠습니다.

비영리단체는 테크숩 코리아를 통해 지원 신청을 한 후 승인받으면 유료 프로그램인 구글 G-suite을 무료로 사용할 수 있습니다. 구글 G-suite에는 여러 가지 매력적인 기능이 있지만, 비영리 조직의 입장에서 아주 멋진 기능 중 하나가 자료를 무한대로 저장할 수 있는 <공유 드라이브>입니다.

독학으로 구글 G-suite을 공부해 온 저는 G-suite을 사용한 후 2년이 지난 후에야 이 기능이 있다는 것을 알게 되었고, 알고 나서도 6개월이 더 지난 후에야 이 기능을 실제로 사용할 수 있게 되었습니다. 이런 기능이 있는 줄도 몰랐고, 알고 나서도 곧바로 사용할 수 없었던 것은 무제한 <공유 드라이브> 사용은 G-suite의 기본 설정에서 <사용하지 않음>으로 되어 있기 때문입니다.

많은 분들이 저와 비슷하게 느끼 시겠지만, 구글의 메뉴는 한국에서 널리 쓰이는 프로그램이나 서비스들과는 조금 다름니다. 딱히 뭐라 꼬집어 말할 수는 없지만 텍스트 중심의 메뉴가 대분이라 익숙하지 않고, 한국어 표현도 굉장히 낯설 때가 많습니다. 그래서 메뉴를 하나하나 찾아서 읽어보지 않게 됩니다.

제 느낌에는 한국 기업들이 만든 서비스들은 텍스트 보다 이미지 중심으로 되어 있고, 훨씬 더 직관적으로 사용할 수 있는 것 같습니다.(다만 돈을 내고 써야 하지요.)

구글 <공유 드라이브>를 사용하게 되면 구글 드라이브를 열었을 때, 아래 사진처럼 <내 드라이브>와 <공유 드라이브> 두 개가 생성됩니다. 이 구글 드라이브는 현재까지 무한대 용량을 사용할 수 있는 것으로 알려져 있습니다.

무제한 용량 - 공유 드라이브 만들기 - G-suite 최고 관리자(최초 계정 생성 아이디)로 로그인하여야 합니다. 아래 사진처럼 <관리 콘솔>에 접속하면 기본적인 관리자 메뉴가 나옵니다. 여러가지 메뉴가 있지만 <공유 드라이브> 사용을 위해 필요한 것은 <앱> 설정 변경입니다. 다른 메뉴들이 많이 있습니다만, 일단 <공유 드라이브> 사용을 위해서는 여기서 <앱>을 선택하여 설정을 변경해야 합니다. (이걸 몰라서 2년 반을 그냥 보냈습니다 ㅠㅠ)

앱을 선택하면 아래 사진과 같이 구글 G-suite에서 서비스하고 있는 여러 가지 앱들이 쫙 열립니다. 여기서 앱별로 사용자 설정을 할 수 있는데, 조직 내 모든 실무자들에게는 기본적으로 모든 기능을 사용하도록 설정해 놓으면 됩니다.

자원 활동가나 프로젝트를 위해 단기간 함께 일하는 실무자가 있다면 기능을 제한 할 수도 있습니다. 또 그룹이나 산하기관 별로 기능을 다르게 설정할 수도 있습니다. '

일단 오늘 해야 하는 작업은 <공유 드라이브> 활성화이기 때문에 아래 사진처럼 <드라이브 및 문서>를 더블 클릭해서 세부 메뉴 설정을 해야 합니다.

<드라이브 및 문서>를 더블 클릭하면 아래 사진과 같이 <드라이브 문서> 설정 화면이 나타납니다.

여기서 <공유 설정>을 클릭하시면 세부 메뉴 설정 창이 열립니다.(그냥 직관적으로 보면 새로운 창이 열릴 것처럼 보이지 않지요? 저만 그런가요?)

자 여기가 핵심입니다. <공유옵션>이라는 메뉴를 클릭하시면,

□마산YMCA의 사용자가 공유 드라이브를 새로 만들지 못하도록 차단합니다

라는 체크 박스를 해제하는 것입니다. 겨우 요 체크 박스 하나 때문에 지난 2년 6개월 동안 구글 <공유 드라이브>를 사용하지 못하였던 것입니다. 구글 G-suite에서 이 체크 박스 해제를 기본 설정으로 해주었다면 참 쉬웠겠지요.(참 치사하다고 생각했습니다.)

아무튼 체크 박스를 해제하고 저장을 누르시면 모든 설정 변경이 끝납니다.

잠시 후에 구글 드라이브에 가보시면 아래 사진처럼 <공유 드라이브>가 생성되어 있는 것을 확인하실 수 있습니다. 이 <공유 드라이브>는 조직 외부의 사용자와도 공유가 가능합니다.

저희 단체는 본관, 아기스포츠단, 청소년문화의집, 위카페 다온 이렇게 네 군데로 나누어 각각 공유드라이브를 만들었습니다. 개인용 컴퓨터의 모든 문서는 원드라이브를 통해 관리하고 있기 때문에 우선 각 부서에서 행사마다 촬영하고 있는 각종 사진 자료들과 서식 자료 등을 공유 드라이브를 통해 공동으로 관리하는 것부터 시작해보려고 합니다.