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IT - 디지털

구글 설문지 <알림> 설정 하세요

by 이윤기 2021. 1. 7.
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구글 워크스페이스를 단체 업무에 도입하면서 가장 많이 활용하는 도구 중 하나가 구글 설문지입니다. 구글 G메일, 구글 일정 관리와 함께 가장 많이 활용되고 있습니다. 

 

프로그램 부서에서는 참가 신청서를 받을 때, 그리고 시민사업부에서는 각종 설문조사를 진행 할 때, 또 회원들이 참여하는 투표를 하거나 아이디어를 모을 때도 구글 설문지가 활용됩니다. 

 

저희 단체는 회원 가입신청서도 구글 설문지로 받고 있는데, 자동으로 구글 시트에 저장이 됩니다. 

그런데 문제는 담당자가 매일 매일 구글 드라이브에서 새로운 회원 가입자가 있는지 확인해야 한다는 것입니다. 

 

작년 10월부터 지금까지는 회원 확장 운동이 집중적으로 이루어지고 있기 때문에 매일 매일 확인하는 것이 그다지 어려운 일은 아닙니다. 

 

 

하지만 회원 확장 운동 기간이 지나고 나면 <구글 설문지>로 회원 가입 신청이 들어오늘 일이 자주 생기지 않습니다. 그러다보면 새로운 회원 가입 신청이 들어와도 아무도 챙기지 않고 그냥 시간이 지나버리곤 합니다. 

 

예를 들어 프로그램 부서에서 캠프 참가 신청서를 받을 때도 마찬가지입니다. 

실무자가 하루에도 몇 번씩 구글 문서를 열어서 참가 신청 현황을 일일이 확인하는 것은 상당히 번거로운 일입니다. 

 

그래서 구글 시트를 이리저리 살펴봤더니, <알림>을 보내주는 기능이 있었습니다. 

위 사진처럼 구글 시트에 들어가서 도구-알림 규칙을 차례로 클릭하면 메일 주소로 알림이 오게됩니다. 

제가 사용해보니 메일 알림만 확인하면 구글 설문지가 새로 들어오는 것을 놓치지 않고 확인할 수 있어 굉장히 편리하였습니다. 

 

 

알림 규칙 설정은 4가지 조건이 있습니다. 

 

다음 조건일 때 알림 받기

○변경 사항이 있을 경우(문서를 공유하는 사람이 변경할 때도 알림)

○사용자가 설문지를 제출한 경우(새로운 설문이 작성된 경우만 알림)

 

다음 방법으로 알림 받기

○이메일 - 하루에 한번

○이메일 - 수시로(새로운 변경이 있을 때마다)

 

이 기능만 잘 활용해도 실무적으로 처리할 수 있는 노력을 줄이고 효율적으로 설문 응답을 잘 관리할 수 있습니다.