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사람 많이 모이는 행사 진행에는...이벤터스

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지난 10월 마지막 날 <2017 이그나이트 마산>을 진행하면서 위딧소프트에서 서비스하는 <큐에이>를 사용하고 그 후기를 포스팅(이그나이트 마산...쌍방향 소통을 돕는 큐에이) 하였습니다.  <이그나이트 마산>진행팀과 참가자들에게 '실시간 소통이 아주 좋았다'는 긍정적인 평가를 받았습니다. 


11월 20일 진행한 경상남도 청렴 원탁토론을 준비하면서 <큐에이>보다 기능이 훨씬 많은 행사지원 플랫폼 서비스인 <이벤터스>를 활용하였습니다.  블로그에 포스팅하면서 이그나이트 때 사용했던 <큐에이>에 원탁토론에서 활용할 수 있는 몇 가지 기능이 더 있었으면 좋겠다는 제안을 하였습니다. 


그랬더니 제작사인 위딧소프트에서 <큐에이>보다 한 단계 업그레이드 된 <이벤터스>라는 서비스를 소개해주더군요. 며칠 동안 <이벤터스>의 기능을 살펴보고 테스트 해 본 후 <2017년 경상남도 청렴원탁 토론> 퍼실리테이터 사전 교육과 원탁 토론 당일에 사용해 보았습니다. 



이벤터스 홈페이지를 방문해보니 이미 많은 분들이 행사 홍보와 기획, 행사 진행에 이 툴을 많이 활용하고 있었더군요. 저만 몰랐던 것은 아니겠지만 이미 많은 분들이 이벤터스를 활용하여 행사를 기획하고 진행하고 있다는 것이 놀랍더군요. 


오늘은 맞춤형 행사지원 플랫폼인 <이벤터스> 활용 경험담을 포스팅하겠습니다. 제가 일하는 단체는 지난 2년 동안 여러 차례 대규모 인원이 같은 주제를 놓고 토론하는 원탁토론을 진행하였습니다. 



그동안 200인, 300인 규모의 원탁토론을 진행 할 때는 구글 문서 도구를 활용하였습니다. 가장 많이 활용했던 도구는 구글 설문지와 구글 스프레트시트입니다. 이 두 가지 도구를 사용하여 참가 접수도 받고 참가자들의 의견도 모아서 분석하였답니다. 


구글문서의 경우 참가자 모집과 모집된 참가자들과 소통하기 위해서는 별도의 문자메시지 툴과 카카오톡이나 이메일 등을 활용할 수 밖에 없었습니다. 구글 설문지로 모은 참가자들의 전화번로를 입력하여 문자를 보내는 번거로운 과정이 있었답니다. 



하지만, 이번엔 이벤터스를 활용하여 사전접수를 받고 참가자들과 소통할 때는 이벤터스 솔루션 안에 포함된 '문자메시지' 보내기 기능을 편리하게 활용하였습니다. 참가신청 하신 분들에게 등록되었다는 것을 알려주고, 행사 당일 참석 안내 문자도 쉽고 간단하게 보낼 수 있었습니다. 


아울러 참가자 설문, 1차, 2차, 3차 토론 집계와 전체 투표 등도 모두 이벤터스를 활용하여 진행하였습니다. 이벤터스는 원탁토론에 최적화된 솔루션이 아니었지만, 원탁 토론 진행에도 활용할 수 있는 툴들이 많이 있었습니다. 



특히 행사 사전 안내와 참가자 사전 접수 그리고 사전 설문조사 등을 한 솔루션에서 쉽게 할 수 있었으며, 토론 결과를 요약한 후 전체 참가자의 의견을 묻는 투표도 각자의 스마트폰으로 쉽게 할 수 있었습니다. 


보통 원탁토론에는 별도의 '투표기'가 사용되는데, 참가자 대부분이 스마트폰을 가지고 있는 경우 투표기가 없어도 쉽게 전체의 생각을 투표를 통해 모을 수 있었습니다. 투표 결과도 즉시 집계가 가능하고 깔끔한 그래프로 전체 참가자들과 공유하여 볼 수 있습니다. 





이벤터스는 원탁토론 보다는 대규모 인원이 참여하는 세미나나 강연회에 더 적합한 서비스이기는 합니다. 위 사진에서 보시는 것처럼 질의응답, 패널토의, 자유토론 등의 기능을 활용하면 발표자와 청중이 스마트폰과 컴퓨터를 활용하여 쉽고 간편하게 소통할 수 있습니다. 


강연장이나 세미나에 참여한 여러 사람들의 의견과 생각을 간편하게 취합하고, 함께 읽고 생각하고 다시 나눌 수 있는 기능들이 있기 때문입니다.  또 설문조사, 축하메시지, 경품추첨, 퀴즈게임, 서바이벌퀴즈 같은 이벤트와 참가자 참여를 끌어낼 수 있는 기능도 여러가지가 있습니다. 



제겐 별로 흥미롭지 않은 기능이라서 활용해보지는 않았습니다만, 온라인 펀딩, 모의투자, 코인미션 같은 색다른 기능도 여러가지 포함되어 있답니다. 경품 추첨이나 다중 추첨 기능도 행사 분위기를 띄우는데 도움이 됩니다. 


경품 추첨은 참가자 모두를 대상으로 1명씩 추첨하는데, 최종 행사 평가 설문에 참가한 사람만 추첨에 응모할 수 있도록 하는 기능도 포함되어 있습니다.  행사 중간에 자리를 뜬 사람들을 제외하고 추첨할 수 있고, 무엇보다 최종 설문에 응답해야만 추첨에 참여시킬 수 있습니다. 



다중 추첨 기능은 1번에 여러 명을 추첨하여 경품을 나눠 줄 수 있습니다. 행사 참가자 숫자가 많은 경우에는 1명씩 추첨하면 시간이 너무 많이 걸릴 수 있으니 다중추첨 기능이 유용할 수도 있겠습니다. 


이벤터스를 사용하면 행사 홍보, 행사 참가자 접수, 행사 진행, 행사 마무리까지 하나의 솔루션으로 편리하게 진행할 수 있고, 행사를 하는 과정에서 생산된 여러가지 정보들은 쉽게 엑셀파일로 정리하여 보관하거나 공유할 수 있습니다. 


정식 버전을 사용하려면 적지 않은 사용료를 부담해야 합니다만, 행사를 재미있게 진행하는데 큰 도움이 될 수 있는 것은 분명합니다. 대부분 사람들이 가지고 다니는 스마트폰을 활용하여 재미있게 생각을 모으고, 의견을 나누고 여러 사람들과 공유할 수 있는 멋진 소통도구라고 생각됩니다. 





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